业务员年前要不要写放假通知、怎么写?


2018-02-06

春节将至,一些工厂、公司陆续要放假了。通常,长期合作的客户都非常有意识,会提前一个月把春节期间的采购计划发过来,但是外贸业务员还是需要提前做好假期安排,与客户做好沟通,安心过个欢乐祥和的春节! 

1、需不需要写放假通知? 

许多外贸业务员会认为外商都知道我们放假,那是不是就不需要给客户写放假通知了呢? 你要是能够坚持在假期之间及时回复客户的话,那可以不写,如果不能的话,那就最好写一下,因为写放假通知的好处还是比较正面的。 

一是出于礼貌尊重客户,更好地维护跟客户的关系,保持一个好的用户体验; 

二是预先告知一下,客户可以提前做好采购安排,合作有条不紊; 

三是跟进环节不中断,年后工作衔接的上,跟进不会手忙脚乱而乱了分寸; 

2、以何种方式告知客户? 

对于互相成为社交好友的老客户,社交软件是首选,因为及时,如何假期有变动,随时可以保持联系,这是很好很灵活的方式。当然,也可通电告知。但对于大部分客户来说,以邮件的方式告知是最常用的。 

这里有几种方式: 

一是邮箱签名。即不会特别通知放假时间,而是提前一两个星期把放假时间写在邮箱签名上;这种的好处是你可以多次在回复的邮件签名上告知客户,让客户时刻注意你的假期信息而提前做好计划,但此方式不是很正式。 

二是提前设置自动回复邮件。很多邮箱都有自动回复的功能;这个好处是假期期间客户发给你,能够自动回复及时提醒客户,弊端是内容单一和方式不灵活。 

三是直接发邮件告知。就是在假期前直接发邮件告知客户具体安排,内容可以有针对性而且丰富化,也比较正式,客户也觉得自己受尊重,用户体验当然就比较高。 

建议大家根据自己客户的特点和实际情况,综合和灵活运用以上方式。 

3、所写邮件中包含哪些内容? 

一般来说,我们发邮件的对象是有合作的客户。所发邮件中应包含:假期安排及假期有效联系方式。除了说明放假时间外,还应说明最后一个船期大约是哪一天,节假日之后最早能发货的大概是什么时候。让客户心中有底,提醒客户做好采购时间安排,库存不足的提前安排。 

参考模板如下: 

模板一 

Dear xxx 

Hope you are fine. 

I would like to let you know that we will take our holiday on 日期 and will come back to work on 日期 for our Spring Festival (Chinese New Year). 

However, I will check my E-mail time by time. If you have anything in urgent, please feel free to call me at 0086 电话号码 or send E-mail to me at 邮箱地址 and we will go back to you asap... 

Thank you! 

Wish a happy new year . 

Best regards, 

xxx 

模板二 

Dear xxx 

We would like to take this opportunity to thank you for your kind support all this while. 

Please kindly be advised that our company will be closed from 日期 to 日期, in observance of the chinese traditional festival, Spring Festival. 

Any orders will be accepted but will not be processed until 日期, the first business day after the Spring Festival. Sorry for any inconvenience caused. 

Thanks & Best regards 

xxx 

模板三 

Dear xxx 

We are pleased to inform you that our Chinese New Year holiday start from 日期 to 日期. All the orders placed after 日期 will be processed after we come back from holiday. 

Hence our office and warehouse are closed during the above period. Please feel free to contact us at 0086 电话号码 or send E-mail to me at 邮箱地址. 

Happy New Year to you and your family! 

xxx 

当然,邮件内容也可以适当丰富,可以介绍一下接下来会是传统的中国新年,顺便祝福一下客人;另外,你也可以把放假的那些天使用日历、卡片等形式展现给客户,使客户一目了然,既能让客户明白你接下来几天中的及时服务都是格外用心的结果,又能加强跟客人的联系。 

4、有哪些注意事项? 

一、正在跟进的客户,要在放假前告知客户的正在跟进的进度,让客户也有个心理准备; 

二、告知客户应急的联系方式,以免遇到突发情况是不能及时联系解决; 

三、事先准备好相应的跟进资料备份到U盘或云盘中,假期间或许可以派上用场,不要因为过节而错失了大客户,此外,注意备份重要客户的联系资料,对于年后即需要跟进的客户要提前做好标注和备忘,避免年后工作衔接不上,手忙脚乱。 

四、要是跟进的单子涉及到第三方的,比如工厂生产方、海关、运输等方面的,最好跟进实况说明一下,比如工厂方什么时候开始开工生产。 

五、对于一些新的、比较少或没有跟中国供应商打过交道的海外采购商客户,因其采购并不频繁、对中国假日也并不是很了解,规划性不强,我们有必要提前提醒他们春节期间的相关事宜,避免误了交货期,也避免假期期间出现其他情况。 

5、邮件发送时间何时合适? 

一般在放假的前几天发比较好,在跟进的客户要是有重要事情,可以先确认一下跟进的进度,然后商量一下长假的工作安排。而对于那些没有在跟进的一般客户,提前一两天发就可以了。

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